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计算机办公自动化教程ppt

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  • 更新时间:2016-12-30
  • 素材类别:高校大学PPT
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  • 关键提要:工学
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这是一个关于计算机办公自动化教程ppt,主要介绍办公自动化概论、认识计算机、计算机系统的组成、微型计算机的硬件组成。欢迎点击下载哦。

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计算机办公自动化教程ppt 计算机办公自动化教程ppt

PPT内容

第一章  办公自动化及计算机基础知识
       信息技术的发展推动了整个社会的信息化进程,并改变了传统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办公设备的出现,更使得办公自动化的程度越来越高,这就需要办公人员掌握办公 自动化相应的操作技能,才能胜任现代化办公,逐步提高工作 效率。
  一、办公自动化的概念   办公自动化(Office Automation,简称OA)是信息化社会最重要的标志之一,它是利用现代化的设备和技术,全部或部分代替办公人员的工作,从而实现高效地处理办公信息和办公事务。
  在20世纪80年代中期,我国办公自动化专家会议对办公自动化做了如下定义:办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备,并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统。其目的是充分地利用信息资源提高生产效率、工作效率和质量、辅助决策,求取更好的效果以达到既定(即经济、政治、军事或其他方面的)目标。一个完整的办公自动化系统应包括4个基本环节,即信息采集、信息加工、信息传输和信息保存,其中的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。
  借助于各种办公软件和现代设备,办公自动化集许多独立的办公职能于一体,实现用户工作的自动化(如信息交流、文字处理)和协同工作的流程化(如车辆预定),从而使得各项办公工作高效、快捷、方便地进行。
  二、办公自动化的优点   在实际的办公活动中,借助于各种办公软件和现代化办公设备,可以实现收发文管理、会议管理、远程办公、浏览信息、信息交流等功能,从而提高工作效率,使各种办公活动高效、方便、快捷、顺利地进行。
  目前,常用的办公自动化软件都具有其各自的功能模块,这些模块所实现的功能实际上就是办公自动化的优点,概括起来主要包括以下几个方面:   (1)网络服务模块:提供电子邮件、电子公告、电子论坛等功能,为用户创建方便快捷的信息传送和交流的平台。
  (2)信息发布模块:用户可以根据自身的需要定制网站,对外部以及内部发布各种信息。   (3)日常工作模块:用户可以使用该模块中的任务提示、工作计划和日程安排等功能,安排管理日常工作。   (4)行政管理模块:用户可以使用该模块中的会议管理、员工档案、考勤、档案管理等功能为行政管理提供帮助。
  (5)后勤管理模块:用户可以使用该模块中的制度查询、学习培训、用餐及车辆预定等功能,减轻后勤工作者的负担。   (6)系统管理模块:可用于管理本系统的工作人员、用户组、权限以及系统维护等工作。
  计算机是当代社会人们生活中不可缺少的一种电子设备。计算机的问世,对人类社会的生产和生活产生了深远的影响,极大地促进了生产力的发展和社会的进步。它标志着人类又开始了一个新的信息革命时代。
  一、计算机的发展   1946年2月,第一台电子计算机ENIAC(Electronic Numerical Integrator And Computer,即“电子数字计算机”)在美国加州研制成功。这台计算机的诞生标志着电子计算机时代的到来,它的出现具有划时代的意义。
  在ENIAC研制的同时,美籍数学家冯·诺依曼针对它的致命弱点与莫尔小组合作进行了EDVAC计算机(即离散变量电子自动计算机)的研究,确立了计算机的5个基本组成部分:输入器、输出器、运算器、存储器和控制器,并把计算机要执行的指令和要处理的数据都采用二进制数来表示,还采用了存储程序的原理,该设计思想解决了程序的“内部存储”和“自动运行”的两大难题,从而提高了计算机的运算速度,相当于ENIAC运算速度的240倍。基于该思想,计算机以惊人的速度发生了翻天覆地的变化,从电子元件的发展来看,主要划分为4个阶段,如表1.1所示。
  二、计算机的特点   计算机是人类科学技术上一项伟大的成就,如今计算机的应用范围已经从科学计算扩展到图形处理、文字语言、声音等,它应用于人类社会的各个领域。计算机之所以如此普及,是由其自身特点所决定的,计算机具有以下几个主要特点。
  1.运算速度快   目前最快的巨型机运行速度已达每秒100多亿次,这是传统计算工具所无法比拟的。随着科学技术的进步,计算机的运算速度还在不断提高。
  2.计算精度高   计算机的精度取决于机器的字长位数,字长越长,精度越高。由于计算机采用二进制表示数据,因此易于扩充机器字长。不同型号计算机的字长有8位、16位、32位、64位等,为了获取更高的精度,还可以进行双倍字长或多倍字长的运算,甚至达到数百位二进制位。
  3.存储容量大   计算机的存储器可以把原始数据、中间结果以及运算指令等存储起来以便使用。存储器不仅可以存储大量的信息,还能够快速而准确地存入或读取这些信息。存储容量的大小标志着计算机记忆能力的强弱。采用半导体存储元件作为存储器的计算机,其主存容量可达几百千字节至几十兆字节,其辅存容量可达几十兆字节至几十吉字节,而且吞吐率很高。
  4.判断能力强   计算机除了具有高速度、高精度的计算能力外,还具有对文字、符号、数字等进行逻辑推理和判断的能力。人工智能机的出现将进一步提高其推理、判断、思维、学习、记忆与积累的能力,从而可以代替人脑进行更多的工作。
  5.工作自动化   计算机的内部操作是按照人们事先编好的程序自动地进行。只要将事先编制好的程序输入到计算机中,计算机就会自动按照程序规定的步骤来完成预定的处理任务,而不需要人工干预,而且通用性很强,是现代化、自动化、信息化的基本技术手段。   6.可靠性强   随着科学技术的不断发展,电子技术也发生着很大的变化,电子器件的可靠性也越来越高。在计算机的设计过程中,通过采用新的结构可以使其具有更高的可靠性。
  三、计算机的分类   随着计算机技术的进步,各种计算机的性能均会有不同程度的提高,各种分类方法也会有所改变。不同领域,不同用途,对计算机分类的标准也将有所不同。   按用途可将计算机分为专用计算机和通用计算机。   (1)专用计算机。专用计算机是根据固定的程序和逻辑线路进行操作的单一功能的计算机。特点是功能单一、适应性差,但在特定用途下最有效,最经济,最快速。
  (2)通用计算机。通用计算机是可以解决多方面问题的计算机。特点是用途广泛,适应性强,效率、速度和经济性相对于专用计算机要低一些。通常所说的计算机就是指通用计算机。   通用计算机可根据数据的运算速度、存储量、输入输出能力等特征分为巨型机、大型机、中型机、小型机、微型机和工作站6种。
  四、计算机的应用   随着计算机技术的发展,计算机在越来越多的领域中得到广泛的应用,主要包括科学计算、数据处理、自动控制、辅助功能、网络通信、人工智能等方面。
  1.科学计算   科学计算也称为数值计算,是计算机最早的应用领域,高速度、高精度的运算是人工运算所望尘莫及的。现代科学技术中有大量复杂的数值计算,例如在地震预测、气象预报、工程设计、火箭和卫星发射等尖端科技领域,都离不开计算机的精确计算,从而大大节省了人力、物力和时间。
  2.数据处理   数据处理也称为非数值计算,是对大量数据进行处理,得到有用的数据信息。数据处理被广泛地应用在办公自动化、事务管理、情报分析、企业管理等方面。数据处理已经发展成为一门新的计算机应用学科。
  3.自动控制   自动控制也称为过程控制或实时控制,是指用计算机对连续工作的控制对象实行自动控制,并及时采集检测数据,按最优方案实现自动控制。主要应用在宇航、军事领域以及工业生产系统,例如航天飞机的飞行、军事目标的全球定位与控制、集成电路板的生产以及炼钢过程中的计算机控制等。
  4.辅助功能   计算机可以辅助工程中的计算、设计、制造、测试等多个方面,如辅助设计电路、机器加工控制、服装设计等。计算机辅助教学可以使用计算机代替或部分代替教师传授知识,实现教学自动化。
  5.网络通信   网络通信是指利用计算机网络实现信息的传递、交换和传播。随着计算机网络的快速发展,人们很容易实现不同地区间、国际间的通信以及各种数据的传输与处理,从而改变人们的时空观念。目前,计算机已广泛应用于国际互联网(Internet),使全球信息得到更快的传输和更大的共享。
  6.人工智能   人工智能一般是指利用计算机来模拟人脑进行演绎推理和决策分析的过程。人工智能主要研究的是将人脑进行思维的过程编成计算机程序,在计算机中存储一些公式和规则,然后让计算机自动探索解答的方法。主要应用在机器人、机器翻译、模式识别等方面。
  一个完整的计算机系统由硬件系统和软件系统两部分组成,如图1.3.1所示。
  一、计算机硬件系统   计算机硬件系统是指组成计算机的各种物理装置,如图1.3.2所示。它由五部分组成:输入设备、存储器、运算器、控制器和输出设备,是看得见、摸得着的有形实体。一般计算机性能的好坏,主要取决于计算机的硬件配置。
  1.输入设备   输入设备主要是将程序和数据信息输入到计算机中,并使其转换为电信号或二进制编码被计算机接受。常用的输入设备包括键盘、鼠标、扫描仪、数码相机等。   2.存储器   在计算机中用来存放程序和数据的装置称为存储器。存储器可分为内部存储器(内存储器)和外部存储器(外存储器)两种。
  内存储器可分为只读存储器(ROM)和随机存储器(RAM)两种。ROM中的程序和数据只能读出不可写入,断电后数据不会丢失;而RAM中不仅可以读出程序和数据,而且还可以写入程序和数据,其缺点是断电后数据将全部丢失。
  外存储器是组成外部设备的一部分,它主要用于当前不需要立即使用的信息的存储。外存储器既是输入设备也是输出设备,它是内存的补充。常见的外存储器包括软盘、硬盘、光盘、U盘等。软盘和光盘需要有一定的驱动才可以存储信息;硬盘不需要任何驱动,它是计算机最重要的外存储设备,其存储容量大,主要由许多盘片和硬盘驱动器组成。
  3.运算器   运算器是计算机中对信息进行加工、处理的重要部件,其主要是对二进制编码进行算术运算和逻辑运算。   4.控制器   控制器是计算机的指挥中心,它从存储器中取出指令,选择指令的类型,并对其进行译码后执行该指令,以确保计算机中各部件的动作协调一致。   运算器和控制器统称为中央处理器(CPU),它是计算机的核心。其品质的高低直接决定了计算机系统的档次,人们常以它的型号作为计算机的型号,如Intel公司生产的Pentium系列和AMD公司生产的雷鸟和毒龙系列等。
  5.输出设备   输出设备主要是将计算机对程序、数据等处理的信息,如文字、图形、程序等传送出来,以便用户查看或保存。常用的输出设备包括显示器、打印机等。
  二、计算机软件系统   计算机中如果只有硬件系统是不能工作的,还需要配有相应的软件系统才可以正常工作。计算机软件系统是指在硬件设备上运行的各种程序及其相关资料的集合,它分为系统软件和应用软件两   大类。
  1.系统软件   系统软件是计算机配备的管理、监控和维护系统的程序以及相关的一些数据集合,主要包括操作系统、数据库管理系统、语言处理程序、实用程序等。   (1)操作系统。操作系统是为了提高计算机的利用率、方便用户使用计算机以及加快计算机响应速度而研制的一种软件。操作系统是系统软件的核心,没有操作系统,其他软件不能运行。常用的操作系统包括Windows 98,Windows 2000,Windows XP等。
  (2)数据库管理系统。数据库管理系统是操纵和管理数据库的软件。数据是在计算机存储设备上存放的相关数据的集合,这些数据是按一定的结构组织起来的,可服务于多个程序。常用的数据库有Informix,DB2,Microsoft SQL Server,FoxPro,Oracle和MySQL等。
  (3)语言处理程序。用高级语言编写的程序不能被计算机直接识别和运行,必须将其翻译成机器语言程序,才可以被计算机识别和运行。在将源程序翻译成机器语言程序时,有两种不同的方法,即解释程序和编译程序。   解释程序是将源程序的语言一条一条地进行翻译;编译程序是将源程序全部译为机器语言程序。解释程序比编译程序运行速度慢,但其修改、调试较方便。   (4)实用程序。实用程序也称为服务程序,它包括协助用户进行软件开发或硬件维护的软件、编辑程序、连接装配程序、纠错程序、诊断程序和防病毒程序等。
  2.应用软件   应用软件是为了解决某一特定问题而开发或研制的各种程序,它只有在系统软件的支持下才可以运行。应用软件具有很强的实用性,随着计算机应用领域的不断扩展,应用软件也日益俱增,根据其应用情况,大致可分为通用软件和专用软件两类。
  目前通常用于办公自动化的计算机都是微型计算机,下面主要介绍微型计算机的硬件组成。
  1.主板   主板是安装在计算机主机内的一块重要部件,又可以将它称为主机板、系统板、母板等。主板一般是一块矩形电路板,上面集成了组成计算机的主要电路系统,一般有I/O控制芯片、键盘和面板控制开关接口、指标灯插接件、扩充插槽、主板及插卡的直流电源供电接插件等元件,其外观如图1.3.3所示。
  早期的主板直接集成了CPU,现在大多数主板只提供CPU插槽,同时将总线、BIOS系统、CMOS等集成在了主板上,有些主板还集成了显卡及声卡。由此可见,主板在整个计算机系统中扮演着举足轻重的角色,主板的性能影响着整个微机系统的性能。
  2.CPU   CPU的全称是中央处理器,也称为微处理器,它是计算机的核心部件,其外观如图1.3.4所示。CPU往往是各种档次微机的代名词,CPU的性能大致上能够反映出微机的性能。
  随着微处理器技术的发展,IBM,Intel,AMD公司先后推出了具有双核心技术的CPU。双核心技术简单地来说就是将两个CPU整合到一个内核空间内,并通过并行总线将各核心连接起来,对操作系统来说,这是实实在在的双CPU,可以同时执行多项任务。这在CPU的发展史上又是一次较大的改革。
  3.内存   内存是存储器的一种,是计算机系统中存放数据与指令的半导体存储单元。CPU没有记忆功能,其工作时所需要的指令和数据首先要调入内存中,而且计算后的结果也都先放在内存中,再由内存输出到设备中。按内存的物理性质区分,可以将内存分为ROM和RAM两大类。其中ROM为只读存储器,即ROM中的内容只能读取而不能写入;RAM称为随机存储器,即RAM中的内容可以进行读写,但它只能暂时保存数据,一旦关闭电源或断电,RAM中的数据将会丢失。如果对ROM和RAM继续进行分类,可以将它们分为如图1.3.5所示的几大类。
  4.显卡   显卡又称为显示卡或图形加速卡,它工作在CPU和显示器之间,基本作用是控制计算机的图形输出。显卡负责将CPU送来的影像数据处理成显示器可以了解的格式,再送到显示器中进行图像输出,它是用户从计算机获取信息最重要的途径,因此,显卡也是计算机最重要的组成部分之一,其外观如图1.3.6所示。
  显卡性能的好坏,直接决定显示器输出图像的质量,如果用户需要玩计算机游戏或进行3D制作,就需要一块好的显卡。衡量显卡性能的指标包括分辨率、色深、刷新频率和内存等。标准VGA显卡的最大分辨率为640×480,目前显卡的分辨率一般都达到1 024×768。标准VGA显卡在320×200分辨率下的颜色为256色,即表示VGA显卡的色深是256色,色深的位数越高,在屏幕上显示的颜色越丰富。刷新频率指影像在显示器上更新的速度,即影像每秒钟在屏幕上出现的帧数,单位为fps。如果要显示三维动画和游戏,刷新频率要达到30 fps以上才能满足基本需要。目前大多数显卡的内存都在128 MB,256 MB甚至更高,能满足一般的需要。
  5.声卡   多媒体技术的应用和发展推动了声卡的发展,使得声卡的性能越来越好,价格越来越低。声卡的主要用途是用来播放声音,但在相应软件的支持下,声卡还可以具有录制、编辑和回放数字声音文件的功能,其外观如图1.3.7所示。
  目前大多数计算机都将声卡集成在主板上,但如果用户想在玩游戏或播放DVD时获取更好的音效,购买独立的声卡即可。
  6.网卡和Modem   网卡又叫网络适配器或网络接口卡,它是计算机与网络设备的硬件接口。网卡插在主板中的扩展插槽中,主要用于连接局域网或Internet,其外观如图1.3.8所示。
  Modem的中文名为调制解调器,它的作用是用来连接Internet,其外观如图1.3.9所示。Modem的工作原理是将计算机产生的数字信号转换成模拟信号发送出去,该过程又称为调制;如果接收到电话线路传送的模拟信号,又将其转换成计算机能识别的数字信号进行处理,该过程又称为解调。
  7.硬盘   硬盘是计算机中用来存储数据的外部设备,主要用于存储操作系统及各种应用软件,其外观如  图1.3.10所示。由于目前需要存放在硬盘中的数据越来越大,因此,硬盘的存储容量也越来越大,目前常用硬盘的容量有40 GB,80 GB,120 GB,160 GB等。速度、容量及安全性是衡量硬盘的 最主要的三大因素,更大、更快、更安 全和更廉价是硬盘永远的发展方向。
  8.软驱   软驱指的是软盘驱动器,它是用来插入软盘的设备,以实现软盘和计算机的数据交换,其外观如图1.3.11所示。目前常用的软驱是3.55英寸、1.44 MB的。由于软驱的容量小、可靠性差、速度慢,因此,目前已经很少使用软驱了。
  9.光驱   光驱是指光盘驱动器,即CD-ROM,它是多媒体计算机的基本配置。光驱的主要任务是插入光盘,从而实现光盘与计算机的数据交换,其外观如图1.3.12所示。一般情况下,CD-ROM中的数据只能读出而不能写入,如果要对光盘中的数据进行读写操作,则可以使用DVD-ROM,因为它既可以读出数据,也可以写入数据,其外观如图1.3.13所示。
  10.显示器   显示器是用来输出计算机中文字和图像的设备。按照显示原理,可以将其分为阴极射线管(CRT)显示器、液晶(LCD)显示器、等离子(PDP)显示器和LDD发光二极管显示器四大类,目前常用的是CRT和LCD显示器,它们的外观如图1.3.14所示。
  11.键盘和鼠标   键盘是计算机最重要的输入设备之一,使用键盘可以向计算机输入各种命令、程序、数据字符,按键盘的按键方式,可以将键盘分为机械式、塑料薄膜式、导电橡胶式和电容式4种类型;按接口方式可以将键盘分为AT接口键盘、PS/2接口键盘、USB接口键盘和无线键盘4种。如图1.3.15所示 为一款普通键盘。   鼠标也是计算机重要的输入设备 之一,它能方便地将光标准确定位在 用户指定的屏幕位置,并可以方便地 完成各种操作。
  目前市场上鼠标的种类繁多,如果按接口形式进行分类,可以将鼠标分为COM,PS/2和USB三大类;按键数分类,可以分为双键、三键和多键鼠标;按工作原理分类,可以分为机械鼠标、光标鼠标、光电鼠标、光学鼠标以及无线鼠标。如图1.3.16所示为几款不同类型的鼠标。
  12.机箱和电源   机箱的外观像一个箱子,它是用来存放计算机中大多数硬件设备的装置。机箱中安装有主板、CPU、内存、硬盘、声卡、显卡、光驱及软驱等。从外观上看,可以将机箱分为立式机箱和卧式机箱两种,它们的功能相同,但从理论上讲,立式机箱更便于散热,还可以提供更多的插槽,它们的外观如图1.3.17所示。
  电源是计算机的一个必备配件,它既为主机箱提供能量,又可以通过其内部的风扇向外散发机箱内各部件产生的热量。从外观上看,电源只是一个带有很多引线的铁盒子,如图1.3.18所示。电源的稳定性直接关系到整个系统的稳定,也直接关系到 计算机中各硬件设备的寿命。质量差的电 源不能提供稳定的电源,主板、硬盘和CPU 等其他组成部件就有可能因此被烧毁,因此, 购买一块质量好的电源非常重要。
  13.音箱   要使计算机发出动听的音乐,只安装声卡是远远不够的,还必须配备音箱才行。音箱是用来发声的单元,从整体看,其构造十分简单,一般都是成对使用,其中一个是主音箱,另一个是副音箱。主音箱上有开关、各种调节按钮以及指示灯,如图1.3.19所示。
  从电源的角度来看,可以将音箱分为有源音箱和无源音箱两种,其中有源音箱采用外接220 V交流电供电,且具有电源电路、功率放大电路及分频电路,只须从声卡上得到音频信号即可;无源音箱只有一对扬声器和简单的附属电路,没有其他设备,已逐步被市场淘汰。   从材料上来看,可以将音箱分为木质音箱和塑料音箱两种。木质音箱的箱体厚重,对不同频率声波的吸收和反射性能好,不易产生共振,所以其音质和音效都比塑料音箱好得多。
  14.U盘和MP3   U盘是一种新型的移动存储交换产品,它采用闪存存储介质(Flash Memory)和通用串行总线(USB)接口,具有轻巧精致、使用方便、便于携带、容易操作、安全可靠且具有可扩展功能,其外观如图1.3.20所示。
  U盘可直接插入到计算机的USB接口中,也可以通过一个USB转接线与计算机连接。U盘突破了传统软驱的局限性,采用USB接口标准,读写速度比软盘快,没有机械读写装置,避免了由于碰伤、跌落等原因造成的损坏。有些U盘还具有加密等功能,令用户的使用更具个性化。U盘的使用寿命取决于存储芯片的寿命,存储芯片至少可擦写100万次。
  随着拥有U盘人数的大量递增,许多生产U盘的厂商还生产出新型的产品——MP3。MP3不仅具有存储功能,还具有音乐播放功能,这使得U盘的普及率更广泛。通常MP3都带有一根数据线,用户可通过数据线从网络上下载歌曲,并将其存储在U盘中以供用户收听,其外观如图1.3.21所示。
  一、填空题   1.第一台电子计算机诞生于_________年。   2.计算机经历了4次发展,分别为电子计算机、_________、_________和_________。   3._______是信息化社会最重要的标志之一,它是利用现代化的设备和技术,全部或部分代替办公人员的工作,从而实现高效地处理办公信息和办公事务。
  4.按用途可将计算机分为___________和通用计算机,其中通用计算机可根据数据的运算速度、存储量、输入输出能力等特征划分为___________、___________、___________、___________、___________和___________ 6种。   5.一个完整的计算机系统包括___________和___________两大部分。
  二、选择题   1.微型计算机由(  )组成。   A.硬件系统   B.软件系统   C.硬件和软件系统  D.全选   2.计算机最基本的输出设备是(  )。]   A.显示器   B.光盘   C.硬盘    D.鼠标   3.计算机存储数据的最重要的外部存储器是(  )。   A.光驱    B.内存   C.软盘    D.硬盘
  4.下列不属于输入设备的是(  )。   A.键盘    B.鼠标   C.显示器   D.光笔   5.分辨率属于下列哪种设备的性能指标之一?(  )   A.键盘      B.显示器   C.软盘驱动器   D.声卡   6.中央处理器(CPU)主要由(  )组成。     A.控制器和内存  B.运算器和内存     C.控制器和寄存器  D.运算器和控制器
  三、上机操作题   打开机箱,认识微型计算机各组成部件。

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